急な保育園のお迎えに備えよう！Googleスプレッドシートでタスク管理＆引継ぎ（テンプレート無料配布）

こんにちは、ワーママの皆さん！

仕事と育児を両立していると、急な予定変更やお迎えで仕事を中断しなければならないこと、ありますよね。

そんな時に大変なのがタスクの引継ぎ。でも、私はGoogleスプレッドシートを活用することで、この問題をスムーズに解決しています。

今回は、急な対応にも役立つタスクの見える化の方法をお伝えします！

Googleスプレッドシートのフォーマットはこちら

実際のタスク管理シート例

タスク名	期限	優先度	進捗状況	担当者	備考
顧客Aへの見積書送付	2024-01-05	高	未着手	自分	ファイルは共有済み
プレゼン資料修正	2024-01-06	中	進行中	同僚	コメントを追加済み
チームメンバーへの月次報告依頼	2024-01-07	低	完了	自分	提出期限は1月末

私が感じた効果と実践している活用法

1.急なお迎え時の対応がスムーズになる

子どもの体調不良で急に帰ることになったときでも、タスクをスプレッドシートに記録しておけば、引き継ぎが簡単です。誰でも内容を確認できるため、安心して仕事をお願いできます。

2.忙しい同僚にも負担をかけずに依頼できる

「このタスクはいつまでに必要です」と優先順位を明確にすることで、相手も状況を把握しやすくなり、スムーズに進めてもらえます。依頼する際のストレスが減り、双方にとって効率的です。

3.リモートワークでも情報共有が簡単

自宅で作業中に急用が発生したときでも、スプレッドシートの共有リンクを使えば、状況をリアルタイムで確認してもらえます。物理的な距離を気にせず、スムーズに仕事を進められます。

Googleスプレッドシートを使ったことがないママへアドバイス

ステップ1: まずは簡単なタスクからスプレッドシートに記録してみる

スプレッドシートは「デジタル版の表やノート」のようなものです。最初はシンプルに、自分がやるべき仕事をリストにしていくところから始めましょう。
例えば、次のように入力します：

• タスク名：「顧客へのメール送信」
• 期限：「2024-01-05」
• 進捗状況：「未着手」

無理に細かく書く必要はありません。最初は「やらなければならない仕事」を思いつくまま書き出すだけで十分です。

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ステップ2: チームメンバーに共有する際は、優先度や期限を必ず記入する

タスクを共有する際には、次の2つのポイントを意識すると分かりやすくなります：

1. 優先度を記入：「高」「中」「低」などの分類を追加すると、どれを優先して進めるべきかが一目で分かります。
2. 期限を記入：「2024-01-05までに必要」と書いておくと、相手も予定を立てやすくなります。

Googleスプレッドシートでは、リアルタイムで情報を更新し、すぐに共有できるので、急な依頼にも役立ちます。

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ステップ3: 引継ぎや依頼時に「進捗状況」や「備考」を充実させる

引き継ぎや他の人への依頼では、以下のような情報を記載しておくとスムーズです：

• 進捗状況：「未着手」「進行中」「完了」などの状況を記録します。
• 備考：必要なリンクや詳細情報を書き添えると、依頼された人も作業を進めやすくなります。
  例: 「プレゼン資料修正（進行中）。スライド10ページ目を修正中。参考資料はこちら」

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ステップ4: スプレッドシートを始める準備をする

1. Googleアカウントを作成
   Googleアカウントを無料で作成し、Googleスプレッドシートにアクセスします。
2. 新しいシートを作成
   Googleドライブの「新規」からスプレッドシートを選択します。
3. 見出しを作成
   スプレッドシートの1行目に以下のような見出しを作りましょう：
   • タスク名、期限、優先度、進捗状況、担当者、備考
4. 共有設定
   シートの右上にある「共有」ボタンをクリックして、チームメンバーのメールアドレスを入力。リンクを送れば、情報共有が簡単にできます。

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ステップ5: スマホでスプレッドシートを活用する

Googleスプレッドシートのアプリをスマホにインストールすれば、外出先でもすぐに確認・更新できます。急な予定変更やタスク追加も、スマホから数タップで管理可能です。

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まとめ

突然の予定変更や急な引継ぎが発生しても、Googleスプレッドシートを活用すれば安心です。

仕事の効率化だけでなく、育児との両立もサポートしてくれるこのツール、ぜひ一度試してみてください。

頑張る皆さんを応援しています！