こんにちは、ワーママの皆さん！
育休や産休に入る際、引継ぎをどう進めるか悩んでいませんか？
私も産休前の準備にドタバタした経験がありますが、早めの計画と工夫でスムーズに引継ぎを終えることができました。
この記事では、実際に私が行った引継ぎの方法とポイントをお伝えします！
- 初めての産休準備に不安を感じている職場で働くワーママ
- 引継ぎのやり方がわからず、具体的な進め方を知りたいワーママ
- スムーズに職場を離れるために引継ぎのコツを探しているワーママ
引継ぎ書を作成する
まず、引継ぎの基本となるのが「引継ぎ書」。
私はGoogleスプレッドシートを活用し、以下の項目を整理しました。
- 業務名：引継ぎが必要な業務を具体的に記載
- 会社名：お客様や取引会社名などを記載
- 現在の状況：業務の進捗や課題を簡潔にまとめる
- 注意点：特に気をつけるべきポイントを箇条書きで記載
- 業務の締め切り日：重要な納期を明記
- 引継ぎをした日：進捗管理のために記録
- 引継ぎをした人の名前：後で確認できるように記録
さえママスプレッドシートを使うことでリアルタイムで更新・共有ができ、誰が見てもすぐに理解できるよう箇条書きで記載しました。
Googleスプレッドシートのテンプレート
さえママGoogleスプレッドシートは下記からダウンロードが可能です。
テンプレートのコピーの仕方や使い方は下記をご覧ください。
引継ぎ書作成での工夫と苦労
最初はパワーポイントで引継ぎ書を作成していましたが、作業に時間がかかりすぎて…このままでは引継ぎミーティングが十分にできないと思いました。
そこで途中からGoogleスプレッドシートに切り替えたところ、スピーディーに進められ、引継ぎミーティングにしっかり時間を割けるようになりました。
引継ぎミーティングの進め方
引継ぎミーティングは必要に応じて週に2～3回、1回1時間程度で行いました。特に妊娠中で通勤が大変だったため、オンライン会議を活用しました。
- 業務説明：スプレッドシートを共有し、業務内容を1つずつ確認
- 実践形式：必要に応じて一緒に業務を行い、理解度を深めてもらう
- スケジュール調整：職場に行く必要がある場合は、1日にまとめて対応
また、トラブル時の相談先や、過去のトラブル事例を重点的に説明することで、引継ぎを受ける側も安心できるよう配慮しました。
引継ぎを2か月前から始めた理由
1か月前だとぎりぎりになるため、余裕を持って2か月前から準備を開始しました。
最初の1か月で私が引継ぎ内容を説明し、最後の1か月は引継ぎ者に実際の業務を任せ、必要に応じて質問に対応する形を取りました。
職場での反応
引継ぎを受けた方や上司からは、「タスクが見える化されていて分かりやすい」と感謝されました。
さえママさらに、引継ぎをスムーズに進めるため、できる部分は私自身で進めることで、負担を軽減する工夫も行いました。
スムーズな引継ぎのコツ
最後に、引継ぎを円滑に進めるためのポイントをお伝えします。
- タスクを見える化する
引継ぎ書をシンプルかつ分かりやすくまとめ、誰でもすぐに理解できる状態にする。 - 余裕を持ったスケジュールを組む
最低でも2か月前から準備を始め、引継ぎ者が業務に慣れる期間を設ける。 - 感謝の気持ちを伝える
最後にお菓子やちょっとしたプレゼントを用意し、協力してくれた同僚に感謝の気持ちを伝えることで、気持ちよく産休に入れます。
まとめ
産休・育休前の引継ぎは、職場だけでなく自分自身の安心感にもつながります。
今回紹介した方法が、同じように頑張るママたちの参考になれば嬉しいです。計画的に進めて、ストレスの少ない産休準備を目指しましょう！
頑張る皆さんを応援しています！